16 produktivitetshacks til kloge (men trætte) hoveder

[Vil du lære endnu mere om personlig planlægning og effektivitet? Så se vores kursus om det her.]

1. Blokér distraherende hjemmesider

Det her er så nemt, at det er et under, at der ikke er flere, der gør det. Hvis du fx bruger programmet Freedom kan du selv vælge, præcis hvilke hjemmesider (eller kategorier af hjemmesider, såsom shopping og sociale medier) du vil have blokeret, og i hvilket tidsrum blokeringen skal finde sted. Du kan altså sørge for at blokeringen automatisk træder i kraft mandag til fredag 9.00-17.00 eller et hvilket som helst andet tidsrum. Du kan endda blokere apps på tværs af enheder, eller sågar blokere hele internettet med undtagelse af de websites, du skal bruge for at arbejde. Hvis du har tendens til at bliver fristet af distraherende hjemmesider, er det meget nemmere at fjerne adgangen til dem, end det er at fjerne din lyst til at besøge dem. 

2. Forsink din adgang til hjemmesider

Hvis blokering er for stort et spring, kan du nøjes med at installere en udvidelse til din browser, så visse hjemmesider bliver vist med fx 10 sekunders forsinkelse. Måske du gerne kunne gå på LinkedIn et par gange i løbet af dagen, men samtidig undgå at klikke derind hver eneste gang, du keder dig? I så fald kan 10 sekunders ventetid give dig mulighed for lige og genoverveje, om det nu også er en god idé at kaste dig over det sociale medie netop nu. Du finder freedoms gratis browser extenstion til forsinkelse her.

3. Sæt daglige tidsgrænser for forskellige websites 

Måske har du brug for at kunne tilgå nyhedssites, sociale medier og webshops i dit arbejde. I så fald nytter det selvfølgelig ikke noget at blokere eller forsinke dem. I stedet kan du sætte tidsbegrænsninger på, så du fx kun kan besøge Facebook en time hver dag. Det gør, at du må prioritere din facebook-tid til de researchopgaver (eller hvad du nu laver), som faktisk skal nås uanset hvad. Du finder freedoms gratis browser extension til tidsbegrænsning her.

4. Lav et væddemål 

Det her kræver selvfølgelig en lille smule af dig adfærdsmæssigt, og det er nok ikke et trick, du kan bruge hver eneste gang, du skal skrive en lang email. Men hvis du har et større projekt, fx at skrive et bestemt antal nyhedsmails på et år, kan du nemt bruge et væddemål som ekstra motivation. Sørg for at sætte nok overstyr til, at det rent faktisk betyder noget. Det behøver ikke at være penge. Det kan også være, at du skal give et nummer til julefrokosten eller lave hjemmebagte macarons til hele kontoret. Hvis nogen ligefrem vil belønne dig for at nå dit mål, er det selvfølgelig også herligt. 

5. Sæt penge på højkant 

Her udnytter du et helt basalt menneskeligt instinkt: loss aversion eller aversion mod tab. Forskning viser, at vi mennesker typisk oplever det som mere uønskværdigt at miste en bestemt sum penge, end det er fedt at vinde samme sum. Derfor er vi sandsynligvis også mere tilbølgelige til at gøre alt, hvad vi kan, for at undgå tab vs. for at opnå en gevinst af samme størrelse. 

Det kan du udnytte ved at give dig selv en økonomisk straf vha. hjemmesiden beeminder. Du sætter et mål, fx om at du gerne vil skrive 1 nyhedsbrev pr. uge, og hver gang du har skrevet et nyhedsbrev, skriver du det ind i din beeminder app. Du vælger på forhånd, hvor meget det koster for dig, hvis du misser en uge. Beeminder kan desuden automatisk hente data fra mange forskellige programmer og apps, fx. duolingo, gmail, slack og flere to do-apps. 

6. Giv din telefon til en anden, indtil du er færdig 

Hvis din telefon distraherer dig, kan du give den til en anden, som kan sørge for at vurdere hvad, der er vigtigt nok, til at forstyrre dig. Du kan også gå den lidt mere ekstreme vej, og simpelthen låse den inde i en box med en timer på. Hvis du søger på “time locking container” finder du forskellige (nogle transparente andre ugennemsigtige) beholder, som sørger for, at du ikke kan tilgå din telefon i et selvvalgt tidsrum. 

7. Brug verdens farligste skriveapp

Har du svært ved at komme i gang med skriftlige produkter? Og oplever du, at dine kritiske tanker spænder ben for, at komme i gang på tasterne?

I så fald, vil The Most Dangerous Writing app måske kunne hjælpe dig, hvis du altså tør prøve den. Den fungere sådan, at du sætter en timer på alt mellem 3 og 60 minutter eller et antal ord på mellem 75 og 1667, som fungerer som dit mål. Så går du i gang med at skrive, og fortsætter indtil du har nået dit mål. 

Hvis du så holder op med at skrive i mere end 5 sekunder, før du har nået dit mål, forsvinder din tekst, og du må starte forfra. Når du har nået dit mål, har du mulighed for at downloade teksten. 

Det er selvsagt ikke alle skriveopgaver, som du kan bruge appen til. Men hvis du kæmper med at få skrevet et hurtigt første udkast til snart sagt hvad som helst, så er verdens farligste skriveapp din ven. 

8. Skriv ned i stedet for at huske 

Lad være med at spilde din hjernekapacitet på at gå rundt og huske på ting, som du bare kunne have skrevet ned. Ok, så det her er måske et af de lidt mere klassiske produktivitetsråd, men jeg vil gerne understrege, at du ikke skal se det at skrive ting ned som et ekstra step eller en sikkerhedsline, du skal simpelthen se det som en måde at frigøre ressourcer til vigtigere ting på. Hav altid en blok liggende ved siden af dig. Hvis du sidder og er ved at svare på en mail og kommer i tanke om, at du også skal huske din paraply, eller at du endnu ikke har fået meldt afbud til den der gymnasie-reunion, så skriver du det bare ned lige med det samme. På den måde behøver du ikke at tænke videre over, om du mon burde have en paraply stående på kontoret på fast basis, eller om der mon allerede er blevet bestilt catering til festen. Det kan du deale med senere.

9. Hav hjernedøde opgaver klar, til når du ikke kan arbejde intenst fokuseret 

Hvis du er sådan et vidunderbarn, der er totalt fokuseret hele dagen, skal du bare springe over her. Men ok, så var du nok aldrig gået i gang med at læse listen i første omgang. Hvis du derimod oplever, at de sidste par timer af arbejdsdagen går langsommere og er mindre produktive end de første, så tag højde for det, når du planlægger dine arbejdsopgaver. 

Brug de sidste par timer på de lidt mindre krævende opgaver. Brug fx tiden på research, statusmøder, praktiske mails og andre ting, som skal gøres, men som ikke kræver intenst fokus. 

10. Dyrk monotasking 

Multitasking kan måske få dig til at føle dig travl og effektiv, men det stjæler dit fokus, og du spilder tid, hver eneste gang du skifter mellem opgaver. Prøv i stedet at fokusere på en opgave ad gangen. Det kræver en lille adfærdsændring, men det er ikke som sådan noget, du skal tage dig sammen til at gøre, eller som kræver mere energi end multitasking – tvært i mod. 

11. Motivér dig selv med nydelse eller spænding 

Denne teknik hedder temptation bundling og går ud på at kombinere noget, der giver dig nydelse, med noget, du bør lave. Teknikken har især vist sig at være god til at få folk til at motionere, imens de lytter til spændende lydbøger, som de kun må lytte videre til, mens de træner. 

Men det er faktisk nogenlunde det samme princip producenter af shampoo og tandpasta benytter sig af, når de putter smag, farve og duft i deres produkter. Det bliver simpelthen en mere fornøjelig handling at børste tænder, når det smager godt – og at vaske hår, når det dufter af lækkerier.  

Hvis du vil bruge det på dit arbejde, må du naturligvis tilpasse metoden, så den ikke bliver distraherende. Måske skal du have en sodavand stående klar i køleskabet, som du kan drikke IMENS du laver den svære eller kedelige opgave? (tip: der findes masser af kaloriefri sodavand). Det kan også være at du skal eksperimentere med duftlys (hvis du arbejder hjemmefra), at lytte til musik eller løse de kedeligste opgaver i fællesskab med en sød kollega. 

Metoden virker bedst, hvis du kun får belønningen imens du udfører den kedelige opgave. Hvis du fx drikker sodavand morgen, middag og aften, vil en sodavand ikke være en ligeså spændende belønning at få. Derfor kræver det en lille smule rygrad at sørge for at reservere nydelsen til, når du skal arbejde – men du kan jo fx sørge for slet ikke at have sodavand derhjemme, hvis du vil gøre det nemmere for dig selv.  

12. Brug stemmeoptagelser

Brug diktafonen på din telefon meget mere. Både til hurtige tanker og til at formulere dig simpelt og letforståeligt. Skal du forklare noget kompliceret til nogen? Indtal og skriv ned. 

Når du taler, laver du for det meste ikke lige så komplicerede sætninger, og det kan være lettere at forestille dig, at du kommunikerer til et andet menneske. Hvis du har svært ved at skrive, giver det derfor god mening at prøve at forklare din pointe mundtligt og optage det imens. 

13. Se viljestyrke som en begrænset ressource 

Når du planlægger din dag, kommer du måske til at forestille dig, at du er et helt andet menneske med en meget stærkere rygrad. Prøv i stedet at tænke lidt mere realistisk på din planlægning, og planlæg ikke alt for mange viljestyrkekrævende opgavere på én dag. Du kan godt planlægge at sluge én frø, men regn ikke med at skulle sluge kameler hele formiddagen. 

14. Brug skabeloner i stedet for at starte fra bunden 

Det er egentlig ligemeget, om det er skabeloner til mails, breve, blogposts, slideshows eller noget helt andet. Hvis du har en skabelon, kan du springe nogle tanker over og gå direkte til indholdet. Du kan lave dem selv, men du kan også finde en hel masse gode skabeloner på nettet. Skriver du agendaer og referater fra bunden? Brug en skabelon i stedet. Starter du forfra med at designe slides, hver gang du skal lave en præsentation? Spild af tid. 

Lav en mappe med dine bedste skabeloner og placér den på skrivebordet på din computer. Husk, at gøre det nemt for dig selv.  

15. Drop forfængeligheden, og stil masser af dumme spørgsmål 

Nogle gange kan det stå i vejen for produktiviteten, hvis du ikke har forstået målet med den opgave, du har fået, eller hvis du insisterer på ikke at bede om hjælp til en svær opgave. Øv dig på at stille dumme spørgsmål, og læg frygten for at se dum ud på hylden. 

Det er svært at arbejde effektivt, hvis man famler i blinde, og nogle gange har du simpelthen brug for mere information, hvis du skal præstere godt. 

16. Få fat i et par støjdæmpende høretelefoner 

Hvis du arbejder på kontor med andre mennesker, kan støjdæmpende høretelefoner gøre en stor forskel for din arbejdsdag. Det kan være enormt forstyrrende hele tiden at skulle følge med i, at nogen nyser, hoster, taler sammen, fniser eller tager et opkald. I øvrigt sender de et signal til dine kollegaer om ikke at afbryde, hvis ikke det er vigtigt.

Vil du lære endnu mere om personlig planlægning og effektivitet? Så se lige vores kursus om det her. 

Klik her, og se alle vores (cirka 2 mia.) kurser og korte uddannelser!

Her er et lille udsnit af de allermest populære af dem:

• Mini MBA i Sustainability Management (6 måneder)
• Mødeledelse og facilitering (2 dage)
• Assertiv kommunikation (2 dage)
• Aros Mini MBA – Lederuddannelse (6 måneder)
• At lede andre uden at være chef (3 dage)
• MasterClass i Psykologi (6 måneder)
• Nudging og adfærdsdesign (2 dage)
• Aros Proceslederuddannelse (6 dage)
• Kursus i konflikthåndtering (2 dage)
• Præsentationsteknik med gennemslagskraft (2 dage)
• Aros Projektlederuddanelse (IPMA) (12 dage)
• Den Intensive Projektlederuddannelse (6 dage)