MasterClass i Christmas Management – Få HELT styr på julen!

Hold jul på projektledermanér med vores MasterClass i Christmas Management. Her får du 10 tips til, hvordan du bruger projektledelse til at skabe orden i julekaosset.  

“Projekt Jul” står for døren om ganske få dage, og det gør dig, der er vært, til julens ultimative projektleder. Er du helt klar? Bare rolig. Vi uddanner projektledere på månedlig basis på Den Intensive Projektlederuddannelse, så vi har rimelig godt styr på det med projektledelse. Og vi har sammensat denne MasterClass i Christmas Management, som nok skal hjælpe dig med at holde helt styr på julemiddagen.

1. Målformulering: Hvilken julemiddag vil du lave?

Alle projekter bygger på treenigheden indhold, ressourcer og tid. Sæt dig ned med din styregruppe (fx din ægtefælle eller andre, der er medværter på julemiddagen) og få fastlagt disse rammer tidligt i projektet. Hvad skal I have at spise? Hvordan ser budgettet ud? Skal der måske prioriteres lidt men godt, eller går I all in på kvantitet i år? Og ikke mindst: Hvor lang tid har du/I lyst til at bruge i køkkenet juleaften? Når disse rammer er på plads, kan du tilrettelægge resten af din planlægning og eksekvering ud fra dem.

2. Planlægning: Skab overblik i køkkenet med et Gantt diagram

Som Christmas Manager skal du bevare overblikket over både madlavning, borddækning, oppyntning og aftenens fulde program fra gæsterne ankommer, til den sidste gave er pakket op. Her kan et Gantt diagram hjælpe dig med at visualisere fordelingen af arbejdstid og arbejdsopgaver henover dagen. Her er et (lidt forsimplet) Gantt diagram over arbejdsopgaverne frem til julemiddagen:

3. Underleverandører: Hvor kan du spare?

En god Christmas Manager skal kende sine leverandører. Hvor giver det mening at smide ekstra penge efter leverancer, og hvor kan du tillade dig at gå ned i kvalitet? En generel læring blandt erfarne Christmas Managere er, at du godt kan skrue ned for kvalitetskravene på det søde og syrlige tilbehør. Køb derfor kartofler på glas, når du skal lave brunede kartofler, og køb rødkålen færdigsyltet, så den bare skal opvarmes. Det sparer dig både tid og penge, som du så kan bruge der, hvor dine gæster virkelig kan mærke det: på sovs og steg!

4. Ressourcetjek: Har du det rigtige service?

Julemiddagen er fuld af traditioner. Det kræver mange bolde i luften – eller nærmere mange fade i ovnen. Inden du kaster dig ud i madlavningen, skal du som Christmas Manager lige tjekke, om du egentlig har ressourcerne til at følge projektet til dørs. Har du nok anretterfade, sovseskåle, gryder i varierende størrelser og ovnfaste fade? For slet ikke tale om dessertskåle, vinglas og kagegafler. Ellers må du finde en underleverandør i form af fx svigermor, der kommer med ekstra service.

5. Interessentanalyse: Lav en skudsikker bordplan

Ethvert projekt har en række interessenter, der skal holdes enten tilfredse eller i ave frem mod projektets afslutning. Hvem er det nu, der altid skal tisse halvvejs gennem maden? Og er der noget om, at onkel og svigermor ryger i totterne på hinanden, hvis de sidder for tæt? Med en interessentanalyse af dine middagsgæster, kan du hurtigt danne dig et overblik over, hvordan gæsterne skal fordeles omkring bordet. Så kan du udfærdige en bordplan, der sikrer, at alle får en hyggelig middag.

6. Konflikthåndtering: Når børnene bliver utålmodige

Som Christmas Manager er det din opgave at sørge for, at dit team (altså din familie) kan arbejde sammen (altså hygge sig) under julemiddagen. Her kan især én gruppe i teamet blive en udfordring, nemlig utålmodige, gavesulte børn. Det kan være en rigtig god idé at forventningsafstemme med denne del af projektgruppen, hvornår der skal hygges om maden, og hvornår der skal åbnes gaver. Her kan kompromiser være nødvendige. Tag den internt i teamet – måske kan konflikterne foregribes ved, at børnene får lov at åbne én pakke inden middagen.

7. Risikostyring: Hvad kan gå galt?

Intet projekt er uden risici. Men en god Christmas Manager kan kortlægge de mest presserende risici ved julemiddagen – og foregribe dem! Har onkel det med at blive lidt for snaldret, allerede inden I sætter jer til bords, så hav et par alkoholfrie øl på køl. Eller har du en familie, der bruger ufine tricks i kampen om mandelgaven? Så sørg for at ridse et kryds i mandelen, inden du lægger den i risalamanden – på den måde kan du altid identificere den rigtige. Naviger mellem eventuelle risici i et risikomatrix, der kortlægger sandsynlighed kontra konsekvens:

8. Acceptkriterier: Er sværene sprøde nok?

En Christmas Manager skal ikke kun lede projektet i mål, men også sørge for, at resultatet lever op til de kvalitetskrav, der er blevet sat. Det kan fx være krav om, at der er konfekt i passende mængder, at sovsen er fuld af smag, og ikke mindst at sværene på stegen er sprøde og salte. Her skal du huske, at sprøde svær kommer af, at du ridser sværen meget smalt, og at ovnen er kold, når du sætte stegen ind.

9. Succeskriterier: Hvornår er det en hyggelig jul?

Hvad skal der til, for at du kan sige: “Dét var en alletiders juleaften”. Alle projekter har nogle målbare succeskriterier, der hjælper med at afgøre, om de var indsatsen værd. Men indrømmet, det kan være ret svært at måle hygge – og er juleaften egentlig ikke altid indsatsen værd? Alligevel kan det være en god idé at opsætte en form for succeskriterier i samarbejde med styregruppen (din ægtefælle/svigermor/etc.). Så har I nemlig en fælles forståelse for, hvornår I kan konkludere, at det har været en glædelig jul for jer alle.

10. Evalueringsfasen: Gider vi igen næste år?

Du kan være helt sikker på, at projekt julemiddag bliver udbudt igen om et år. Spørgsmålet er så bare, om det er dig, der skal være Christmas Manager til den tid? En grundig projektevaluering kan hjælpe dig med at afklare, om det er en titel, du vil forsvare, eller om den skal gives videre. Så tænk over, hvad der fungerede, og hvad der kunne gøres bedre. Her kan du med fordel inddrage styregruppen, projektteamet og måske endda et par interessenter.

PS: Denne MasterClass skal nok tages med omtrent lige så meget salt, som du putter på flæskesværene. Men værktøjerne er skam helt efter bogen og bruges af projektledere på alle niveauer – og du kan blive helt fortrolig med dem på Den Intensive Projektlederuddannelse.

PPS: Hvis nu tiden ikke lige er til en hel uddannelse, så kommer du også langt med et kursus i enten Projektledelse på en dag, Personlig planlægning og effektivitet eller Konflikthåndtering og samarbejde.

Klik her, og se alle vores (cirka 2 mia.) kurser og korte uddannelser!

Her er et lille udsnit af de allermest populære af dem:

• Mini MBA i Sustainability Management (6 måneder)
• Mødeledelse og facilitering (2 dage)
• Assertiv kommunikation (2 dage)
• Aros Mini MBA – Lederuddannelse (6 måneder)
• At lede andre uden at være chef (3 dage)
• MasterClass i Psykologi (6 måneder)
• Nudging og adfærdsdesign (2 dage)
• Aros Proceslederuddannelse (6 dage)
• Kursus i konflikthåndtering (2 dage)
• Præsentationsteknik med gennemslagskraft (2 dage)
• Aros Projektlederuddanelse (IPMA) (12 dage)
• Den Intensive Projektlederuddannelse (6 dage)