Sådan dræber du jordens kedeligste møder!

Kursus: Mødeledelse og facilitering

Du vil gerne have mere ud af din arbejdsdag, ikke?

Så skal du måske droppe din nuværende måde at gå til møder. For møder, som mange holder dem nu, er Satans bedste våben mod både arbejdsglæde og effektivitet. Og han er godt i gang med at vinde på point.

Der er mange grunde til, at møderne spilder din tid. Men heldigvis er der en løsning, der klarer alle problemerne: En mødefacilitator!

Uanset om du er virksomhedens fremmeste mødeleder, eller du bare er en mødedeltager, så er facilitering din ven.

Derfor har jeg snakket med vores underviser i facilitering, som her giver dig de 6 vigtigste ting, du skal vide som facilitator (og deltager).

— Send gerne linket til artiklen til alle dine mødeledere —

1: Hav en dedikeret mødefacilitator

Kender du de møder, hvor der bliver snakket og snakket … men der aldrig rigtig sker noget? Hverken på mødet eller efter.

Du ved, de der møder, hvor alle har noget at sige om indhold, men ingen holder styr på processen?

Det, tror jeg desværre, vi alle kender.

Til de korte møder og til de mindre vigtige møder er det måske ”overkill” at have udpeget en facilitator (man kan så samtidig diskutere, om møder, der ikke er vigtige, ikke bare helt skulle sløjfes?).

Hvis det derimod er et vigtigt møde:

Så.

Udpeg.

En.

Facilitator!

Please. Det er afgørende, hvis du vil have resultater ud af dine møder. Og hvis du ikke kan lide at spilde din (og dine kollegers) tid.

Facilitatorens opgave er at have fokus på processen, snarere end indholdet. Og det vil sige at have ansvar for alle de følgende gode tips.

2: Vær neutral, og lad deltagerne konkludere

En afgørende egenskab som facilitator er at kunne være en neutral guide for diskussionen. Undgå derfor at vælge side.

Vær i stedet midtpunktet, som bygger bro i tilfælde af uenigheder.

Når diskussionen er overstået kan du lade deltagerne om at konkludere på mødets resultater. Det sker nemlig ofte, at facilitatoren har et andet syn på, hvad der egentlig er blevet besluttet (eller skal besluttes). Ligesom det også ofte sker, at der ikke bliver besluttet noget som helst.

Bed derfor i stedet deltagerne om at formulere en konklusion (enten i grupper eller individuelt), og lav derefter sammen en fælles konklusion.

Det har desuden den bonuseffekt, at deltagerne føler større ansvar, både for diskussionen og for mødets resultater, hvis de ved, at de selv skal være med til at samle op på det hele til sidst.

3: Vælg ud (og vælg fra)

Det er langt fra alle møder, der er nødvendige. Og til de få nødvendige møder er det langt fra alle deltagere, der er nødvendige.

Skær fedtet fra. Undgå for alt i verden rutinemøder, som I kun holder, fordi I plejer. Og undgå at hive revl og krat med. Inviter kun dem, der har noget væsentligt at bidrage, eller som vil få noget væsentligt ud af at deltage.

Du kan med fordel tænke sådan, at du ikke skal holde et møde, bare fordi nogen har fået en ide om et møde. Kun, hvis der er et behov for et møde.

4: Tænk uden for status quo

Har du også faste, regelmæssige møder (eksempelvis det klassiske ”mandagsmøde”, som vi også selv har fast her på kontoret)?

Så har du sikkert oplevet, at de bliver meget rutineprægede.

Den rutine fører ofte til, at du gør ting på en ineffektiv måde. Egentlig kun fordi, at du altid har gjort det sådan.

Prøv i stedet at udfordre status quo. Stil engang imellem mødedeltagerne et spørgsmål om, hvordan I kan forbedre møderne. Det giver gode forslag til forbedring. Og det viser, at du er åben for deltagernes holdninger og forslag, som en facilitator bør være.

5: Hold møderne om eftermiddagen

Vi arbejder mest effektivt om formiddagen. Også B-mennesker (hvis man ser bort fra de helt ekstreme tilfælde). Så lad være med at bruge den gode arbejdstid på møder. Især fordi møder sluger meget energi. Og så bliver eftermiddagsarbejdet endnu mere sløvt.

Overvej i stedet at bytte rundt, så møderne ligger senere på dagen. Deltagerne skal selvfølgelig ikke være ved at falde i søvn. Men hvis de er det kl. 15, har I måske større problemer end dårlig mødeledelse.

Et eftermiddagsmøde giver afslappede deltagere, der ikke stresser. Og det giver deltagere, der er fokuserede, fordi de ikke sidder og tænker på de mange opgaver, de skal nå i løbet af dagen.

6: Dokumentér, og følg op

Der er en populær huskeremse, som dygtige facilitatorer kender:

Ingen facilitator + intet referat + ingen opfølgning = spild af tid.

Hvis dine møder ikke har en facilitator, et klart mål (som alle er enige om), en tidsramme (som bliver overholdt både i forhold til start og slut!) og en klar plan for, hvad der skal ske efter mødet … så kan du lige så godt lade være med at holde dem!

Husk i øvrigt, at det er facilitatorens ansvar at lægge en plan for referatskrivning og anden dokumentation, eksempelvis ved at udpege en referent.

Og det er facilitatorens fornemmeste opgave at få fulgt op efter mødet.

Så får du både konkrete resultater ud af mødet. Du undgår at spilde din tid. Og du får mere ud af din arbejdsdag. Og det vil du jo gerne have, ikke?

PS:

Hvad fordriver du tiden med til kedelige møder? Skriv i kommentarfeltet nederst på siden.