Projektlederens vigtigste redskab: PRINCE2-planerne forklaret

👉 Se alle vores PRINCE2-kurser her – og find den certificering, der passer til dig.

Planer er ikke papir. De er beslutningsgrundlag, kommunikationsværktøjer og styringsredskaber. I PRINCE2 er de alt det – og lidt mere til.

Her er en guide til PRINCE2’s tilgang til planlægning.

De tre planniveauer i PRINCE2

PRINCE2 opererer med tre planer på forskellige niveauer:

Projektplanen er det overordnede dokument. Den dækker hele projektet – dets leverancer, faser, ressourcer, budget og tidsplan. Den opdateres ved hver fasegrænse og bruges af projektstyregruppen til at vurdere projektets fremgang.

Faseplanen er den detaljerede plan for den igangværende fase. Det er den, projektlederen arbejder med i hverdagen. Den er mere detaljeret end projektplanen og planlegger det arbejde, der skal udføres i den aktuelle fase.

Teamplanen bruges, når et team arbejder relativt selvstændigt på en leverance. Den definerer, hvordan teamet vil producere det aftalte arbejdspakke (Work Package).

Hvad indeholder en PRINCE2-plan?

Alle PRINCE2-planer indeholder en række faste elementer. Planbeskrivelse (hvad planen dækker), delprodukter og leverancer (hvad skal leveres?), afhængigheder (hvad er forudsætningerne?), ressourcer (hvem og hvad er nødvendigt?), tidsplan (hvornår sker hvad?) og tolerancer (inden for hvilke grænser?).

Det er ikke bureaukrati – det er præcision. Og præcision er det, der skiller projekter, der leverer, fra projekter, der skuffer.

Planlægning i PRINCE2 er produktbaseret

En af PRINCE2’s mest værdifulde tilgange er produktbaseret planlægning. I stedet for at planlægge aktiviteter (hvad skal vi gøre?), starter du med at definere produkterne (hvad skal vi levere?).

Derefter identificerer du aktiviteterne, der er nødvendige for at producere de definerede produkter. Det er en tilgang, der reducerer misforståelser dramatisk og sikrer, at alle arbejder mod det samme mål.

Hvad er en Plan-undtagelse?

Hvis en plan forventes at overskride sine tolerancer, udarbejdes en undtagelsesplan (Exception Plan). Den erstatter den oprindelige plan og præsenteres for projektstyregruppen til godkendelse.

Det er et eksempel på PRINCE2’s elegante mekanisme: Afvigelser håndteres proaktivt, ikke reaktivt.

Vil du mestre PRINCE2-planlægning i praksis? Se alle vores PRINCE2-kurser her.