Hvad er en undtagelsesrapport i PRINCE2? (Og hvornår bruger du den?)

👉 Se alle vores PRINCE2-kurser her – og find den certificering, der passer til dig.

Projektet ruller planmæssigt. Pludselig sker der noget, du ikke havde forudset. Tidsplanen er ved at skride. Budgettet er ved at overskride tolerancerne.

Nu skal du handle. Og PRINCE2 har et præcist svar på, hvad du gør.

Hvad er en undtagelsesrapport?

En undtagelsesrapport (Exception Report) er det dokument, en projektleder udarbejder, når et projekt er ved at overskride de tolerancer, projektstyregruppen har fastsat.

Tolerancerne er grænser sat for tid, økonomi, omfang, kvalitet, risici og fordele. Når projektet nærmer sig eller overskrider disse grænser, er projektlederen forpligtet til at informere projektstyregruppen via en undtagelsesrapport.

Hvad indeholder en undtagelsesrapport?

En god undtagelsesrapport beskriver præcist, hvad undtagelsen er (hvad er der sket?), årsagen til undtagelsen (hvorfor er det sket?), konsekvenserne for projektet (hvad betyder det for tid, økonomi og leverancer?), mulige handlingsalternativer med fordele og ulemper ved hvert, og en anbefaling fra projektlederen om, hvad der bør gøres.

Det er ikke en beskyldningsrapport. Det er et beslutningsgrundlag.

Hvad sker der efter undtagelsesrapporten?

Projektstyregruppen modtager rapporten og beslutter, hvad der skal ske. Typisk beder de projektlederen om at udarbejde en undtagelsesplan (Exception Plan) – en revideret plan for resten af fasen.

Undtagelsesplanen godkendes og erstatter den eksisterende faseplan. Projektet fortsætter på det nye grundlag.

Undtagelsesrapporten er et tegn på professionel projektledelse

Mange projektledere ser undtagelsesrapporten som et tegn på fiasko. Det er det modsatte. Den viser, at projektlederen overvåger projektets status aktivt, opdager problemer tidligt og kommunikerer proaktivt med projektstyregruppen.

Det er netop den adfærd, PRINCE2 belønner og fremmer.

Den farligste fejl

Den farligste fejl er at undlade at skrive undtagelsesrapporten, fordi man håber, problemet løser sig selv. Det gør det sjældent. Og jo længere man venter, jo dyrere er det at rette op.

Tidlig eskalering er en styrke, ikke en svaghed.

Lær at håndtere undtagelser og alle andre PRINCE2-processer professionelt. Se vores PRINCE2-kurser her.