Interessenthåndtering i PRINCE2: Hvem skal du holde tilfreds – og hvordan?

👉 Se alle vores PRINCE2-kurser her – og find den certificering, der passer til dig.

Bag ethvert projekt skjuler der sig en gruppe mennesker med forventninger, behov og meninger om, hvad projektet bør levere. Dem kalder PRINCE2 interessenter.

Og dem glemmer de fleste projektledere at tage alvorligt nok.

Hvad er en interessent?

En interessent er enhver person eller gruppe, der påvirkes af projektet – eller som kan påvirke projektet. Det kan være slutbrugere, ledere, kunder, leverandører, regulerende myndigheder eller kolleger i naboteamet.

I PRINCE2 er interessenthåndtering en eksplicit del af kommunikationstemaet. Metoden kræver, at du identificerer dine interessenter, forstår deres behov og forventninger og kommunikerer med dem løbende og målrettet.

Kommunikationsmanagementstrategien

PRINCE2 definerer en kommunikationsmanagementstrategi – et dokument, der beskriver, hvem der skal kommunikeres med, hvad de har brug for at vide, og hvordan og hvornår kommunikationen sker.

Det lyder formelt. Og for store projekter med mange interessenter er et struktureret dokument nødvendigt. For mindre projekter kan det koges ned til et enkelt ark.

Det afgørende er, at du tænker over det – og handler på det.

Interessenter er ikke alle ens

Forskellige interessenter har forskellige behov. Projektstyregruppen skal have detaljerede statusrapporter. Slutbrugerne skal have brugerorienterede opdateringer. Topledelsen skal have et overblik over fremdrift og risici.

Et af de hyppigste kommunikationsfejl er at sende den samme besked til alle. Det fører til information overload for nogen og utilstrækkelig information for andre.

Tilpas din kommunikation. Det tager ekstra tid i starten – og sparer dig for langt mere tid og frustration på den lange bane.

Modstand er et kommunikationsproblem

Mange projektproblemer, der beskrives som modstand fra interessenter, er i virkeligheden kommunikationsproblemer. Interessenter, der ikke forstår projektets formål, der føler sig overset, eller der har fået for lidt information, yder modstand.

Tidlig, løbende og relevant kommunikation er den bedste forebyggelse mod interessentmodstand.

Tre spørgsmål at stille om hver interessent

Tag alle dine nøgleinteressenter og stil dig selv disse tre spørgsmål: Hvad har de brug for at vide? Hvornår har de brug for at vide det? Og hvad kan de gøre for projektet – positivt eller negativt?

Svarene giver dig grundlaget for en kommunikationsplan, der faktisk virker.

Vil du lære at håndtere interessenter og kommunikere professionelt i projekter? Se vores PRINCE2-kurser her.