Excel-fejl: derfor er dit regneark farligere end du tror

Der ligger et regneark et sted i din organisation, som ingen tør røre. Det blev bygget af en, der ikke arbejder her længere. Det indeholder formler, ingen har læst igennem i tre år. Og der bliver truffet beslutninger på baggrund af tallene i det hver eneste måned.

Du ved godt, hvilket ark jeg taler om. Alle organisationer har mindst ét.

Excel-fejl er ikke et spørgsmål om, hvorvidt du kan finde ud af programmet. De handler om, at regneark er bygget sådan, at fejl kan gemme sig i dem uden at larme. Her får du to sager, hvor det kostede dyrt, de fem fejltyper du skal kunne genkende, og en måde at bygge ark på, hvor fejlene bliver synlige.

To fejl, der blev til mere end et regneark

Den, der flyttede en økonomisk debat

I 2010 udgav økonomerne Carmen Reinhart og Kenneth Rogoff artiklen "Growth in a Time of Debt". Konklusionen var, at lande med en offentlig gæld over 90 procent af BNP i gennemsnit havde negativ vækst. Tallet var minus 0,1 procent, og det blev flittigt brugt i den politiske debat om nedskæringer.

I 2013 bad forskerne Thomas Herndon, Michael Ash og Robert Pollin om at se regnearket. Det viste sig, at et område i en gennemsnitsformel ikke omfattede alle rækker: Australien, Canada og New Zealand var faldet ud af beregningen. Da tallene blev regnet igennem korrekt, var gennemsnittet ikke minus 0,1 procent. Det var plus 2,2 procent.

To anerkendte økonomer. Et internationalt gennemarbejdet datasæt. Og en markeret celleområde, der stoppede et par rækker for tidligt.

Den, der tabte 15.841 smittetilfælde

I oktober 2020 kom det frem, at den engelske sundhedsmyndighed Public Health England havde mistet 15.841 registrerede covid-19-tilfælde i perioden 25. september til 2. oktober. Årsagen var, at testresultater blev håndteret i det gamle XLS-format, som har en grænse på 65.536 rækker per ark. Da grænsen blev nået, blev de øvrige poster simpelthen ikke overført.

Der kom ingen fejlmeddelelse, som nogen reagerede på. Filerne så fine ud. Og konsekvensen var, at tusindvis af mennesker ikke blev kontaktet som nære kontakter.

Bemærk, hvad de to sager har til fælles: i begge tilfælde var regnearket teknisk set fejlfrit. Det gjorde præcis, hvad det fik besked på. Fejlen lå i, at ingen opdagede, hvad det havde fået besked på.

Derfor larmer fejlen ikke

Skriver du en forkert sætning i et dokument, kan enhver læse den. Skriver du en forkert formel i et regneark, ser du et tal. Tallet ser ud som alle andre tal.

Der er ingen rød understregning. Der er ingen, der læser formlen højt. Og fordi resultatet som regel ligger i nærheden af det forventede, bliver det godkendt uden yderligere undersøgelse. Ligger det langt fra det forventede, bliver det til gengæld ofte opdaget — hvilket betyder, at de fejl, der overlever, systematisk er dem, der er plausible og derfor sværest at fange.

De fem fejltyper, du skal kunne genkende

• Området, der ikke følger med. Du tilføjer rækker nederst, men summen peger stadig på det gamle område. Den klassiske, og den der ramte Reinhart og Rogoff.
• Tal gemt som tekst. Data importeret fra et andet system ser ud som tal, men regnes ikke med. Summen bliver for lav, og intet fortæller dig hvorfor.
• Hårdkodede tal midt i formler. En som skrev 1,25 direkte ind i stedet for at pege på en celle med momssatsen. Når satsen ændrer sig, skal nogen finde alle stederne. Det gør ingen.
• Kopierede formler med forkerte referencer. Manglende dollartegn, og pludselig peger tredje række et helt andet sted hen end første.
• Grænser, ingen tænkte over. Rækkeantal, filformater, datoer før 1900, decimaler der afrundes i importen. Det var den, der kostede England 15.841 sager.

Byg arket, så fejlen ikke kan gemme sig

Du kan ikke kontrollere dig ud af det her. Du kan bygge dig ud af det. Princippet er, at et regneark skal kunne læses af en anden end dig selv. Det er den vinkel, vi bygger øvelserne op om på videregående Excel, fordi et ark, ingen andre kan læse, er en risiko uanset hvor godt det regner.

• Adskil data, beregning og resultat. Rådata på ét ark, beregninger på et andet, det man kigger på på et tredje. Så ved alle, hvor de må røre noget.
• Saml forudsætningerne øverst. Momssats, kurs, timepris, lønstigning. Ét sted, tydeligt markeret, og alle formler peger derhen.
• Brug navngivne områder og tabeller. Et område, der udvider sig selv, kan ikke blive hængende på de gamle rækker.
• Byg en kontrolsætning ind. En celle, der tjekker sig selv: står der nul, hvor der skal stå nul? Stemmer summen af delene med totalen? En rød markering er billigere end en forkert beslutning.
• Skriv en linje om, hvad arket gør. Øverst, på almindeligt dansk. Det tager tredive sekunder og sparer den næste person en time.

Sådan kommer du i gang

1. Find jeres vigtigste ark. Det, der bliver truffet beslutninger på. Bare ét. Det er der, indsatsen betaler sig.
2. Få en kollega til at læse formlerne igennem. Ikke tallene — formlerne. En time med to par øjne finder mere end fire timer med ét.
3. Tjek alle summer for områdefejl. Marker summen, se hvad den dækker, og sammenlign med hvor dine data faktisk slutter. Det er den hurtigste gevinst, der findes.
4. Træk forudsætningerne ud. Find de hårdkodede tal i formlerne og flyt dem op i et afsnit for sig. Det gør arket både sikrere og lettere at genbruge.
5. Læg en kontrolsætning ind. Én celle, der siger til, når noget ikke stemmer. Du behøver ikke mere end én for at komme i gang.

Når arket er vokset ud af sin rolle

Der findes et punkt, hvor løsningen ikke er et bedre regneark. Hvis flere personer redigerer samtidig, hvis der er brug for en historik over ændringer, eller hvis fejl i arket kan ramme kunder eller myndigheder direkte, så er du ude over, hvad Excel er bygget til.

Det er ikke et nederlag. Excel er et fremragende værktøj til analyse, modeller og hurtige beregninger. Det er bare ikke et fagsystem, og det bliver det ikke, uanset hvor mange faner du tilføjer. At kunne se forskellen er i sig selv en kompetence.

Hvem ejer arket?

Et regneark, der bliver brugt til beslutninger, er et system. Det har bare aldrig fået titlen, og derfor har det som regel heller ingen ejer.

Konsekvensen kender du. Den, der byggede det, er gået videre til noget andet. Fire personer har rettet i det siden, og ingen af dem har skrevet ned hvorfor. Når tallet en dag ser forkert ud, findes der ingen at spørge.

Aftal derfor to ting for hvert ark, der betyder noget: hvem der ejer det, og hvem der må ændre i formlerne. Det er ikke bureaukrati, det er den billigste forsikring, der findes. Og gør det til en vane at gemme en dateret version, før nogen bygger om. Det koster et klik og redder dig den dag, en ændring viser sig at være forkert.

Genvejene, der koster dig mest

De fleste alvorlige fejl starter som en fornuftig genvej under tidspres. Her er de tre, der oftest vokser sig store.

• At kopiere arket i stedet for at rette det. Nu findes der to versioner. Om tre måneder findes der fem, og ingen ved længere, hvilken der er den rigtige. Ret i originalen, og gem den gamle som en dateret kopi i en undermappe.
• At skjule rækker i stedet for at filtrere. Skjulte rækker regnes stadig med i summer, men ses ikke af den, der kontrollerer. Det er en af de mest effektive måder at gemme en fejl på, og den er altid utilsigtet.
• At sætte data ind manuelt “bare denne ene gang”. Den ene gang bliver til en fast procedure, som ingen har beskrevet. Hvis en opgave skal gøres igen næste måned, så brug tyve minutter på at gøre den gentagelig nu.

Fællesnævneren er, at genvejen sparer dig ti minutter i dag og koster nogen andre en halv dag om et halvt år. Det er en dårlig handel, men den føles rigtig i øjeblikket, og derfor er den svær at lade være med.

Næste skridt

Mangler du fundamentet — formler, referencer, struktur og de vaner, der forebygger fejlene ovenfor — så start med vores kursus i Excel. Har du styr på det grundlæggende og skal videre til opslag, betingelser og større datamængder, ligger videregående Excel lige for. Og bygger du modeller, andre skal kunne stole på, så er avanceret Excel det rigtige niveau.

Start med at markere den vigtigste sum i jeres vigtigste ark og se efter, hvor den egentlig stopper. Det tager to minutter, og overraskende ofte finder du noget.